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¿QUÉ ES UN WORKFLOW?

Existen muchas definiciones sobre el Workflow, o flujo de trabajo en su traducción al español. AuraPortal lo define como: “La automatización de los procesos de trabajo de las organizaciones. De forma, que exista un flujo de trabajo que defina el orden de ejecución de cada una de las tareas. Y que estas, en función de ciertas reglas establecidas y aplicando los automatismos que fueran necesarios, vayan pasando de un empleado a otro hasta finalizar la actividad. En un entorno de teletrabajo, un workflow automático conecta a todo el personal involucrado en la actividad.”

La tecnología y la organización son clave para obtener beneficios favorables realizando home office y con esto las empresas puedan mantener su ritmo de trabajo. Gracias a la definición e implementación de flujos de trabajo es posible mantener la coherencia en la ejecución de los procesos, incluso trabajando a distancia.

¿PARA QUÉ SIRVE APLICAR UN WORKFLOW CUANDO TRABAJAMOS DESDE CASA?

Automatizar los flujos de trabajo posibilita integrar todos los procesos empresariales, y por lo tanto mejorar la organización de nuestro modelo de trabajo. Es por eso que integrar todos los procesos mejorará la comunicación interna. A partir de ahora, será el sistema el que se encargue de enviar las tareas, a las personas o departamentos que correspondan, para que sean realizadas.

En un entorno de home office, estas mejoras en los canales de comunicación y asignación de tareas garantizan que los empleados tienen claras sus obligaciones. Y que disponen de la información que necesitan para llevarlas a cabo.

De esta manera es como organizar y automatizar los flujos de trabajo afecta de forma positiva en la realización de trabajos y labores de forma corporativa. Por lo que se agudiza el sentimiento de pertenencia del empleado a la organización, que se siente mejor valorado y reconocido.

Las dinámicas de trabajo con procesos automatizados también contribuyen a mejorar los tiempos de respuesta, y la toma de decisiones. Y no olvidemos que el mayor beneficiado de todas estas estrategias es el cliente, ya que va a incrementar su grado de satisfacción respecto a su relación con la empresa.

TIPOS DE WORKFLOW

En un entorno de trabajo empresarial podemos encontrarnos con actividades estructuradas y espontáneas.

Las actividades estructuradas, son actividades rutinarias que tienen asociado un proceso de ejecución. Es decir, son un conjunto de tareas coordinadas cuya estructura ha sido diseñada con antelación, y que utilizamos de manera repetitiva a lo largo del tiempo. Esto es lo que denominamos procesos de negocio, y que combinan tareas realizadas por personas, y automatismos ejecutados por distintas herramientas.

Las actividades espontáneas son tareas que surgen como consecuencia de las actividades diarias pero que no se rigen por ningún patrón de ejecución. Por ejemplo, cuando un jefe quiere preguntar a un subordinado sobre el resultado de un encargo anteriormente realizado y este debe investigar las acciones realizadas. Lógicamente, estas tareas no son susceptibles de diagramación, aunque algunas herramientas low code como AuraPortal habilitan funcionalidades adecuadas para tratar estas solicitudes, y que quede un registro en el sistema.

Por último, pueden existir procesos estructurados que incluyan las funcionalidades adecuadas en su workflow. Como ejemplo, podemos ver este proceso realizado con AuraPortal que combina tareas ejecutadas por personas, con herramientas de inteligencia artificial, y que incluye las funcionalidades que pueden ser ejecutadas desde el botón de un formulario.

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