La firma digital en época de pandemia. ¿Es posible implementarla en mi empresa?

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La firma digital en época de pandemia. ¿Es posible implementarla en mi empresa?

Hoy en día no podemos decir que tenemos cerrada una operación hasta que no estampamos la firma de ambas partes en un documento o contrato y a raíz de la pandemia nos es muy difícil realizar firmas de una forma “clásica”. Por lo tanto, la conclusión lógica es que sin firmas digitales no podemos realizar home office al 100%.

Es cierto que ya había algunas empresas líderes que ofrecían la posibilidad de home office a sus empleados o que combinaban el modelo presencial y remoto. Sin embargo, nunca hasta ahora las empresas se habían visto obligadas a gestionar todas sus actividades de forma remota.Por lo tanto, ahora más que nunca las firmas digitales nos pueden ayudar a dar validez a los acuerdos.

La primera definición que encontramos de firma en Wikipedia hace referencia a firma manuscrita o trazo gráfico. Evidentemente, desde un punto de vista digital esta definición no nos aporta mucha confianza ya que todos sabemos lo fácil que es copiar y pegar con el software adecuado. Sin embargo, es el espíritu jurídico de esta definición el que nos proporciona las claves que necesitamos:

“La firma tiene por fin identificar, asegurar o autentificar la identidad de un autor o remitente, o como una prueba del consentimiento y de verificación de la integridad y aprobación de la información contenida en un documento o similar, y que tiene carácter legal”.

Es decir, una firma es una aprobación o consentimiento que lo que allí está escrito refleja el acuerdo, pero también tiene por fin validar la identidad del autor. Así pues, en un entorno presencial se necesitará la asistencia de la persona que firme, pero en un ambiente digital solo necesitaremos una firma digital.

“Una firma digital es un mecanismo criptográfico que permite al receptor de un mensaje firmado digitalmente identificar a la entidad originadora de dicho mensaje, y confirmar que el mensaje no ha sido alterado desde que fue firmado por el originador (integridad)”.

Durante los últimos años todos los países del mundo han realizado un enorme esfuerzo por adaptar su legislación a la firma electrónica, y otorgarle el efecto jurídico equivalente a una firma manuscrita. Las firmas digitales, combinadas con plataformas de automatización de procesos y gestión documental, simplifican las transacciones y ayudan a mejorar la eficiencia de las operaciones.

Recientemente las organizaciones del mundo han iniciado su proceso de transformación digital con el objetivo de ser más eficientes y competitivos. Y como parte de ese proceso, empresas de ámbitos tan dispares como la atención médica, la administración pública, los recursos humanos, la banca y los seguros o las ventas, han recurrido a las firmas electrónicas para facilitar la aprobación de documentos, contratos, pagos, etc.

Imaginemos por un momento a una empresa dedicada a la fabricación de material sanitario recibe una queja que les obliga a rediseñar uno de sus productos. Como es lógico, este proceso implica coordinar el trabajo de varios especialistas, que deberán supervisar y aprobar unos cambios, que deberán ajustarse a las reglamentaciones sanitarias específicas de cada uno de los países donde se distribuya el artículo.

¿Es posible gestionar este procedimiento en un ambiente de home office?

Responderemos a esto afirmando que no sólo es posible, sino que además es necesario. Una herramienta eficiente, nos permitirá automatizar todo el proceso y garantizará la comunicación y coordinación entre todos los miembros del equipo.

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