Aumenta la productividad utilizando BPM en la automatización de procesos de negocio.

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Aumenta la productividad utilizando BPM en la automatización de procesos de negocio.

Muchas organizaciones se apoyan en la práctica de automatizar procesos para estimular el desempeño de los negocios y garantizar el alcance de resultados mejores, esto para buscar formas más eficientes de realizar actividades. Tareas hasta entonces ejecutadas de forma manual pasan a ser realizadas de forma electrónica y así los colaboradores pueden dedicar más tiempo a las tareas estratégicas y de mayor valor agregado. De modo general, eso se traduce en costos menores y un mejor aprovechamiento del tiempo, resultando en mayor eficiencia y productividad.

Automatizar procesos puede traer muchos beneficios para la empresa. Sin embargo, no siempre eso es viable y soluciona todos los problemas. Esta práctica requiere planificación, definición de objetivos y prioridades.

¿Qué tipo de procesos puede ser automatizados?

  • Procesos repetitivos

Por más que la automatización eleve la robustez de procesos complejos, comenzar la transición por los procesos más simples facilita mucho. Los eventuales desvíos pueden ser contornados más rápidamente sin causar trastornos en toda la empresa. Los resultados también pueden ser comprobados en poco tiempo. Teniendo un caso de éxito es más fácil viabilizar junto a los gestores la aprobación de otras iniciativas semejantes.

  • Procesos con gran incidencia de errores

Los flujos de trabajo normalmente permean varias áreas e involucran a diversas personas hasta la producción de un resultado final. Este escenario, aliado a los mecanismos de controles manuales, puede ser una gran fuente de atrasos, errores y de retrabajo, generando costos innecesarios para la empresa. La automación puede prevenir estas situaciones, dando más calidad al proceso.

  • Procesos que por naturaleza son lentos

Existen algunos procesos que tropiezan en cuestiones legales. Para avanzar, dependen de acciones externas que huyen al control de la empresa. La automatización evita que las informaciones se pierdan y hagan con que el proceso sea aún más lento.

  • Procesos dispersos

Algunos procesos de negocio están “esparcidos”. Desde el inicio hasta la finalización, las informaciones tramitan entre planillas y diversos sistemas diferentes. Estas características dificultan el acompañamiento, el control de plazos y de responsabilidades. Muchas veces es posible dar agilidad a los procesos con estas características, centralizando todo en un único workflow.

  • Procesos con workflow rígido en el ERP

Y, finalmente, existen procesos que hasta están implementados en el ERP, no obstante, por medio de un workflow muy rígido. Generalmente abarcan solicitudes que, de acuerdo con las características, precisan ser encaminadas para diferentes atribuciones de aprobación. Es común que los ERPs ofrezcan poca flexibilidad para definición de esas competencias. En estos casos, traer el proceso para una plataforma especialista en automación puede ofrecer una serie de beneficios.

BPM puede ser definido como una estrategia para administrar y mejorar el desempeño de un negocio, por medio de la optimización continua de procesos de negocio en un ciclo cerrado de modelaje, ejecución, medición y mejora. Las actividades de BPM abarcan la concepción y el descubrimiento por medio de la implantación y de la gestión de la ejecución de procesos de negocios dentro de una estructura de gobernanza apropiada.

Vamos a conocer las principales etapas de esta estrategia de manera más detallada:

Etapa 1 – Modelaje del proceso de negocio

En esta etapa ocurre el modelaje del proceso, o sea, una descripción de forma visual de la secuencia de actividades, sus flujos y sus responsables. Normalmente, se utiliza una notación estándar para la elaboración de este diagrama, la más utilizada es BPMN (Business Process Management Notation).

Etapa 2 – Automación del proceso

Un proceso debidamente diagramado tiene su valor. Pero, ¿y ahora? Para dar el próximo paso el uso de la tecnología es fundamental. El concepto sobre lo que es BPM está arraigado al soporte tecnológico. Se trata de traducir el proceso modelado en algo que pueda ser ejecutado.

Etapa 3 – Medición y análisis del proceso

Después de haber automatizado un proceso con un sistema, se precisa identificar sus principales indicadores de desempeño (KPI), por ejemplo:

¿Cuántos pedidos de compra existen en cada etapa?

¿Cuál es el tiempo promedio para finalización de la compra?

¿Cuál es el tiempo promedio para aprobación de un pedido de compra?

¿Cuál es la carga de trabajo de cada persona? ¿Existe alguna sobrecarga?

Medir y analizar los procesos son pasos fundamentales para el BPM. De esta forma, se puede saber, con certeza, qué tan bien cada proceso está funcionando y dónde están los problemas.

Etapa 4 – Mejora y perfeccionamiento

Los números nos ayudan a detectar oportunidades de mejora. Pero ellos sólo serán útiles si estas mejoras fueren realmente implementadas. Ajustes en las cargas de trabajo, redistribución de recursos y eliminación de actividades que no agregan valor son ejemplos de mejoras que pueden ser implementadas para perfeccionar el desempeño de un proceso. Vimos que simplemente no es posible crecer haciendo la gestión de procesos de negocio manualmente. Herramientas como el e-mail o planillas de Excel son soluciones temporarias. Las planillas de Excel se vuelven no administrables con el aumento del volumen. Algo semejante sucede con los e-mails. Consiguientemente, se precisa una herramienta apropiada para administrarlos.

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